Instrukcja obsługi maszyny jest niezbędna, aby otrzymać deklarację zgodności WE oraz oznakowanie CE. Ponadto razem z instrukcją stanowiskową jest ona podstawowym elementem szkolenia pracowników z zakresu prawidłowego użytkowania maszyny. Jest więc niezwykle istotna z punktu widzenia bezpieczeństwa pracy. Musi jednak spełniać szereg wymogów formalnych, które dotyczą nie tylko warstwy merytorycznej dokumentu, ale również jego języka czy sposobu przekazu informacji.
INSTRUKCJA OBSŁUGI MASZYNY A WYMAGANIA PRAWNE
Informacje na temat zawartości i sposobu sporządzania instrukcji obsługi maszyny są zawarte w dwóch dokumentach. Pierwszy z nich to dyrektywa maszynowa 2006/34/WE, a drugi – Rozporządzenie Ministra Gospodarki z 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn. Oba akty prawne mają takie samo brzmienie – polskie rozporządzenie jest aktem wprowadzającym europejską dyrektywę.
Aby maszyna mogła być wprowadzona do obrotu, jej instrukcja obsługi powinna:
- w jednoznaczny i zrozumiały sposób opisywać zasady bezpiecznego użytkowania, regulacji, konserwacji, montażu i demontażu, a także transportu maszyny;
- być sporządzona w języku lub językach obowiązujących w kraju Unii Europejskiej, w którym maszyna zostaje wprowadzona do obrotu, a jeśli tak nie jest, producent lub jego upoważniony przedstawiciel ma obowiązek dostarczyć tłumaczenie instrukcji;
- uwzględniać nie tylko opis użytkowania maszyny zgodnie z jej przeznaczeniem, ale również możliwe do przewidzenia niewłaściwe użycia.
Podczas sporządzania instrukcji obsługi maszyny należy też wziąć pod uwagę łatwość przyswojenia jej treści przez użytkowników. Zgodnie z prawem, wszystkie informacje powinny być wyrażone w jasny i zwięzły sposób, aby nie przeciążyć operatora i umożliwić mu właściwy sposób użytkowania urządzenia po zapoznaniu się z dokumentem.
Jakie elementy powinny się znaleźć w instrukcji obsługi maszyny?
Zakres treściowy instrukcji obsługi maszyny jest jasno określony przez wymienione wcześniej dokumenty. Producent ma prawo zawrzeć w niej dodatkowe informacje, ale niektórych kwestii nie może pominąć.
Obowiązkowe elementy instrukcji obsługi to:
- nazwa firmy, jej pełny adres oraz dane upoważnionego przedstawiciela;
- określenie maszyny, które zostało umieszczone na maszynie, z wyjątkiem jej numeru seryjnego;
- deklarację zgodności WE, w której znajdują się szczegółowe dane dotyczące maszyny;
- ogólny opis maszyny;
- rysunki i schematy niezbędne do prawidłowego użytkowania, konserwacji i naprawy maszyny, a także sprawdzenia poprawności jej działania;
- opis stanowiska lub stanowisk pracy operatorów;
- opis zamierzonego zastosowania maszyny oraz niedozwolonych sposobów jej użytkowania;
- instrukcje montażu wraz z rysunkami i schematami określającymi sposoby mocowania oraz instalacji, na jakich maszyna ma być zamontowana;
- instrukcje dotyczące montażu, instalacji i łączenia w celu redukcji hałasu lub drgań;
- instrukcje co do sposobu oddania maszyny do użytku, jej eksploatacji, a także szkolenia operatorów;
- informacje na temat ryzyka resztkowego;
- instrukcje na temat użycia środków ochrony indywidualnej;
- szczegółowy wykaz narzędzi, które można stosować w maszynie;
- warunki, w których maszyna spełnia wymagania co do bezpieczeństwa podczas jej użytkowania, transportu, montażu i demontażu, badań czy przewidywalnych awarii;
- sposoby postępowania w razie wypadku lub awarii;
- informacje na temat czynności regulacyjnych i konserwacyjnych (w tym zapobiegawczych środków konserwacji);
- instrukcje umożliwiające bezpieczne przeprowadzenie regulacji i konserwacji (także co do niezbędnych środków ochronnych);
- specyfikacje części zamiennych, jeśli ich użycie ma wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo operatorów;
- parametry dotyczące emisji hałasu;
- parametry dotyczące promieniowania, w szczególności niejonizującego, które może negatywnie oddziaływać na osoby mające wszczepione urządzenia medyczne.
Ponadto treść instrukcji musi w pełni pokrywać się z informacjami zawartymi w materiałach marketingowych producenta. W tej sprawie dyrektywa kładzie szczególny nacisk na kwestie związane z ochroną zdrowia i bezpieczeństwa użytkowników.
Szczególne wymagania co do maszyn i instrukcji ich obsługi
Instrukcje obsługi maszyn przeznaczonych do użytku w niektórych sektorach lub wyróżniające się specjalną konstrukcją mogą podlegać dodatkowym wymaganiom stawianym przez dyrektywę maszynową.
W pierwszym przypadku zapisy dyrektywy dotyczą kwestii sanitarnych w branżach spożywczej, kosmetycznej i farmaceutycznej. Aby otrzymać deklarację zgodności, instrukcje dla maszyn wykorzystywanych w tych gałęziach przemysłu powinny zawierać również informacje na temat czyszczenia, dezynfekcji i płukania wszystkich obszarów maszyny (również tych, do których nie ma dostępu).
Jeśli natomiast chodzi o specjalne wymagania ze względu na konstrukcję maszyn, to dyrektywa wymienia trzy sytuacje, w których jest koniecznie uwzględnienie dodatkowych informacji w instrukcji obsługi. Dotyczą one:
- maszyn przenośnych, trzymanych lub prowadzonych ręcznie – jest konieczne uwzględnienie danych na temat przenoszonych drgań;
- przenośnych maszyn udarowych i montażowych – producent jest zobowiązany do dostarczenia informacji na temat osprzętu i wyposażenia wymiennego, a także elementów montażowych, które mogą być używane w maszynie;
- maszyn samojezdnych – dodatkowe informacje powinny dotyczyć przenoszonych drgań.
We wszystkich przypadkach stworzenie instrukcji obsługi maszyny nie jest łatwym zadaniem. Nie warto traktować go pobieżnie – nie tylko ze względu na ryzyko nieotrzymania deklaracji zgodności, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo operatorów.
